Kategorija: ISO 9001 / Dokumentacija i praksa
| Uvod
ISO standardi ili norme sistema upravljanja nisu nešto što ISO uspostavi jednom i zaključa za trajno. I oni evoluiraju. Razvijaju se u skladu sa procjenama potreba.
A vaši ISO sistemi upravljanja tome se prilagođavaju.
Ovo se odnosi i na ISO dokumentaciju.
| Nekada ranije – dokumentacija koja propisuje
Dokumentaciju sistema, (ili sistemsku dokumentaciju – kako su je neki zvali), uobičajeno čine poslovnik, procedure, radne upute i obrasci, odnosno zapisi koji na tim obrascima nastaju.
Nekada ranije sistem upravljanja kvalitetom je imao „7 obaveznih procedura“ bez kojih se nije moglo. Sve su one zaista morale biti, trebale su, a bile su svakako korisne.
I trebalo je raditi kako u proceduri piše.
Procedurama i radnim uputama propisivao se način rada.
U praksi su se stvarala „brda“ dokumentacije, raznih vrsta.
Mnogo se propisivalo, a malo se od zapisa koristilo.
Obimna ISO dokumentacija postajala je opterećenje.
| Danas – dokumentovane informacije koje dokazuju i informišu
Posljednjih petnaestak i više godina ISO napušta koncept obaveznih procedura. Fokus se prebacuje na dokumentovane informacije.
ISO propisuje samo tri obavezna dokumenta sistema:
- Opseg sistema upravljanja (tačka 4.3)
- Politika sistema upravljanja (5.2)
- Ciljevi sistema i planove za njihovo ostvarenje (6.2)
I to je – formalno – sve. Vi sebi dalje pravite sve što smatrate da vam treba.
Ovo ste u standardu čitali, a i da niste, logično da morate:
- Imati obučeno osoblje, koje zna da radi svoj posao – i morate dokazati da je to tako
- Da imate kalibriranu i verifikovanu mjernu opremu – i morate dokazati da je to tako
- Ako radite prema dokumentovanim zahtjevima kupaca, morate to dokazati, ako zatreba
- Da vršite kontrolu i izbor dobavljača – morate i to dokazati
- Da interno provjeravate vaš sistem upravljanja – morate dokazati
- Da rukovodstvo vrši preispitivanje sistema, što treba dokazati
- Itd. itd,
Ustvari – vi određujete šta to trebate imati dokumentovano i na koji način dokumentovano, ali neke stvari, kao npr. prethodno pobrojane, jednostavno morate dokazati.
Standard ne propisuje mnogo dokumenata.
Ali život i posao ih ipak traže.
| Promjena pristupa
I još nešto, jako važno – za razliku od ranijeg naziva „sistemska dokumentacije“ uveden je novi termin „dokumentovane informacije“.
Dakle, ne radi se više o dokumentaciji koja nešto propisuje, nego o dokumentovanim informacijama.
To znači da se procedurama i radnim uputama ne propisuje, nego se opisuje uspostavljeni način rada.
Vi imate veliku slobodu da sami odredite šta ćete dokumentovati i na koji način, ali:
- morate imati informacije koje dokazuju da vaš sistem radi
- korisno je imati informacije o performansama vaših sistema upravljanja, jer to vama ustvari najviše i treba
| Zaključak
ISO sistemi upravljanja ne traže što više dokumenata.
ISO ne traži dokumentaciju koja nešto propisuje, ali traži dokumentovane informacije koje služe –
- Kao dokazi
- Kao osnova za zaključivanje i poduzimanje mjera
Drugim riječima – traže onoliko dokumentacije koliko je potrebno da sistem radi pouzdano i efikasno.
Smanjite papirologiju.
Uklonite beskorisnu.
Iskoristite korisnu.
