Kategorija: ISO sistemi upravljanja / Greške u sistemima – odgovornosti
| Uvod
U uspostavljanju i primjeni sistema ISO sistema upravljanja, najvažniji igrač je – rukovodstvo, odnosno direktor organizacije (u daljem tekstu – direktor).✔
Međutim, vrlo značajnu ulogu, uz uključeno osoblje organizacije, mogu imati i izabrani konsultanti, kao i certifikacijske kuće.
⚠Kada govorimo o funkcioniranju sistema upravljanja, nije sve u rukama direktora, konsultanata ili certifikacijskih kuća. I odlično kreiran i precizno postavljen sistem pada u vodu, ako ga ne razumiju i ne primjenjuju oni koji ga trebaju svakodnevno provoditi.
Šta sadrži ovaj članak
Ovdje se govori o odgovornostima svih koji učestvuju uspostavi sistema i sticanju certifikata, kao uvjerenja da sistem zadovoljava zahtjeve standarda po kojem je uspostavljen.
Pogledajmo, važno je !
| Direktor – upravljanje kao odgovornost i kao opis posla
Direktor je taj koji ima odgovornost, ali i stvarnu moć i utjecaj na to kako će sistem funkcionirati – hoće li zaživjeti u praksi, ili će ostati samo na papiru.
Također, direktor je taj koji će birati konsultante i certifikacijske kuće, kao bitne faktore u uspješnosti sistema upravljanja.
⚠ U starijim izdanjima standarda ISO 9001 formalna odgovornost za brigu o ISO sistemu upravljanja bila je “dodijeljena” imenovanom Predstavniku rukovodstva za taj sistem .
No, taj predstavnik rukovodstva, – iako je u verziji ISO 9001:2008 po definiciji morao biti i član rukovodstva -, često nije imao dovoljno snage da nametne promjene koje bi sistem učinile stvarno funkcionalnim.
✔ U novoj verziji (u ISO 9001:2015), to je drugačije – direktor je odgovoran za sve aspekte sistema upravljanja. Predstavnik rukovodstva više se u standardu ne spominje, nije potreban – iako u mnogim organizacijama sa certifikatom za ISO 9001:2015, on i dalje postoji ???
| Konsultanti – pomoć ili ponekad dodatna zbrka?
Skoro svaka organizacija koja uvodi ISO standard koristi pomoć vanjskog konsultanta. To samo po sebi nije loše – naprotiv, postoje izuzetni profesionalci od kojih se može mnogo naučiti.
⚠ Međutim, sve je veći broj samoproglašenih “konsultanata” koji donose više konfuzije nego koristi.
✔ Važno je znati: u uspostavljanju ISO sistema upravljanja, vanjski konsultanti nisu obaveza.
| Certifikacijske kuće – čuvari povjerenja ili prodavci certifikata?
Uloga certifikacijskih kuća je od presudne važnosti za očuvanje vjerodostojnosti ISO sistema upravljanja.
Njihov zadatak je da objektivno procijene kako i koliko se zahtjevi standarda, za koje se organizacija opredijelila, poštuju u uspostavljenom sistemu upravljanja.
⚠ Nažalost, dešava se da kriteriji provjere sistema upravljanja ponekad neprihvatljivo popuštaju.
Kada certifikacija postane “roba”, a ne potvrda stvarne usklađenosti sa zahtjevima standarda, auditi gube smisao i pretvaraju se u formalnost. Takav pristup šteti svima – i organizacijama, i profesionalcima u ovoj oblasti, a i samom ugledu ISO standarda.
💡 Za organizaciju je daleko korisnija situacija kada certifikacijska kuća kritički sagleda stanje, ukaže na greške i traži da se greške isprave, nego situacija kada se prođe “jeftinije”.
| Vođe procesa – nosioci odgovornosti za sistem na nivou procesa
✔ Svaki proces u sistemu upravljanja ima svog vođu (koristi se i pojam „vlasnik“).
Za vođu procesa, njegov proces je kao njegova mala organizacija, koja mora ispoštovati sve zahtjeve standarda, na način kako je to planirano višim dokumentima sistema (poslovnikom sistema upravljanja).
Vođa procesa je, dakle, odgovoran rukovodstvu – odnosno direktoru – za funkcioniranje procesa na predviđeni način.
U praksi se, međutim, često uočava zbrka odgovornosti za vođenje procesa, rukovodnih radnih mjesta, nejasnih organizacionih shema i shema procesa. Ova zbrka može značajno negativno uticati na funkcioniranje sistema.
O problematici prepoznavanja i funkcioniranja procesa možete pogledati pod
| Neposredni izvršioci – sa obavezama i odgovornostima
U dobro uspostavljenim sistemima upravljanja svi neposredni izvršioci moraju znati svoje obaveze, odgovornosti i ovlaštenja – i toga se moraju striktno pridržavati.
⚠ Svako postupanje suprotno propisanom, znači neovlašteno djelovanje van sistema. To je rušenje sistema.
Često se podrazumijeva da kod prvog certificiranja sistema upravljanja, sistem još nije dovoljno razvijen da ima do detalja definirano postupanje neposrednih izvršilaca u svim situacijama. Takve nedorečenosti obično se ne smatraju kritičnim za funkcioniranje sistema, uz pretpostavku da će se to naknadno urediti.
Ako u praksi i sami učestvujete u nekom certificiranom sistemu upravljanja – već znate da li je to tako.
| Interni auditori – tragači za greškama
Interni audit (interna provjera sistema) je izuzetno važan alat koji se može i treba koristiti bilo gdje u sistemu upravljanja – bilo kada, prema planu ili prema potrebi.
💡 Standard jasno propisuje da interni auditori moraju biti kvalificirani za taj zadatak, tj., moraju proći odgovarajuću obuku i dobiti odobrenje (npr. certifikat) da mogu (znaju) kvalificirano obavljati interni audit.
⚠ Interni auditi u praksi, ako se i provode, veoma često su formalnog karaktera i bez iskoristivih rezultata.
| Zaključak
Pravi ISO sistem upravljanja nije onaj koji “ima certifikat”.
✔ Pravi ISO sistem upravljanja je onaj koji dosljedno poštuje sve zahtjeve standarda, u kojem svi razumiju svoju ulogu i preuzimaju svoju odgovornost.
Da li sistem „puca“ zbog
jednog odgovornog, dva,
ili svih???
ili
Da li sistem čuvaju
jedan odgovorni, dva,
ili SVI?
