Kategorija: ISO sistemi upravljanja / Greške u sistemima
| Uvod
Naši problemi nastaju iz grešaka koje pravimo.
Pravimo ih mi.
Češće nesvjesno, ali i svjesno.
Greške pravimo zbog površnosti, nedosljednosti, formalizma, neinformisanosti, pogrešnih prioriteta i sl.
❗ Naš fokus
Nas ovdje zanimaju najčešće greške i problemi koji mogu imati kritičan utjecaj na ISO sistem upravljanja, što ugrožava njegovo postojanje.
Ako vi imate i druge, pozivam – pišite putem kontakt stranice!
| Primjeri kritičnih problema
Problem 1
▪ Slabo poznavanje i razumijevanje zahtjeva standarda
Greška je ući u uspostavljanje ISO sistema upravljanja, a da ne znamo šta standard traži, a šta nudi.
Ovdje obično pomaže
- Ključni akteri moraju proučiti standard prije uspostave sistema i usuglasiti razumijevanje zahtjeva
- Konsultantska podrška može poslužiti za razjašnjenje konkretnih pitanja
- Koristiti standard kao ‘recept’, a ne kao ‘zakon’ koji se slijepo prati
Problem 2
▪ Sistem bez “kormilara”
Greška je uspostavljati ISO sistem upravljanja, a da nije jasno tko sistemom upravlja.
Rješenje je –
- Rukovodstvo mora preuzeti punu odgovornost za uspostavu i funkcioniranje sistema
- Iako mogu biti imenovani asistenti, nijedan ključni element sistema ne smije postojati bez jasne saglasnosti i uključenosti direktora
Problem 3
▪ Sistem postoji radi certifikata, a ne radi prosperiteta
Greška je improvizirati ISO sistem upravljanja samo radi certifikata kojeg kupac traži.
Greška je ne prepoznati da dobar sistem upravljanja vrijedi puno više od formalnog certifikata.
Ovo pomaže
- Razumjeti da kupac ima pravo da sam obavi provjeru vašeg sistema, iako imate certifikat
- Razumjeti da su ISO standardi, kao plod najboljih sabranih iskustava, namjenjeni da olakšaju vaš rad i poboljšaju rezultate vašeg rada, a ne da “mašete” certifikatom
Problem 4
▪ Nepostojanje ciljeva procesa
Ciljevi organizacije ne znače mnogo ako procesi nemaju vlastite jasne i usklađene ciljeve.
Imati na umu
- Ostvarivanje ciljeva procesa vodi ka ostvarivanju ciljeva organizacije.
- Ciljevi procesa, usklađeni sa poslovnim ciljevima organizacije, moraju imati podršku rukovodstva
Problem 5
▪ Konfuzija sa ulogama i odgovornostima
Greška je praviti sistem u kojem se ne zna, karikirano rečeno – „kojim je danom tko za šta odgovoran“ .
Ovo obično pomaže
- Jasno definirati odgovornosti za uspostavu i funkcionisanje sistema
- Imenovati vlasnike procesa sa stvarnom odgovornošću i ovlaštenjima
Problem 6
▪ Interni audit “bez ogledala“
Interni audit ima smisla ako se prepoznaju greške i problemi, a radi ispravki i poboljšanja.
Šta obično pomaže
- Gledati pozitivno, a ne kritički, na svaku utvrđenu neusklađenost
- Birati auditore koji razumiju auditiranu oblast
Problem 7
▪ Izostanak ozbiljnog preispitivanja sistema po zadatim kriterijima
Bez preispitivanja sistema živimo u zabludi da svoj sistem poznajemo.
Ako ga ne poznajemo, onda ga i nemamo.
Kako ovdje pomoći
- Vođa sistema bi trebao imati potpuni uvid u stanje i performanse procesa (npr. kroz redovne analitičke izvještaje vođa procesa)
- Uspostaviti postupke provođenja analiza po zadatim kriterijima
Našim greškama i problemima se bavimo kako bismo ih bolje uočili, razumjeli, lakše uklonili i spriječili njihovo ponavljanje.
Uz vaš pravi pristup oni nestaju sami.
Neusklađenost
Nije kazna,
Nije problem,
To je kao dar,
Da popravite stvar!
